Preguntas Frecuentes
Todo lo que necesitas saber sobre Facturación Electrónica con PAC y Zoho
1. Sobre el PAC y la facturación electrónica
¿Qué es un PAC y por qué necesito contratarlo?
Un PAC (Proveedor Autorizado Calificado) es una empresa certificada por la DGI para validar y autorizar facturas electrónicas. Es obligatorio porque la normativa panameña exige que todas las facturas electrónicas sean validadas por un PAC para tener validez fiscal.
¿Cuáles son los pasos para empezar a usar facturación electrónica con un PAC?
- Contratar un PAC autorizado.
- Configurar tu sistema de facturación (por ejemplo, Zoho) para conectarse con el PAC.
- Obtener tu firma electrónica.
- Realizar pruebas y validaciones con la DGI.
- Comenzar a emitir facturas electrónicas.
¿Qué requisitos debo cumplir antes de contratar un PAC?
Debes estar inscrito en la DGI, tener tu RUC activo, estar al día con tus obligaciones fiscales y contar con una firma electrónica válida.
¿Cuánto tiempo toma la implementación del PAC?
Generalmente entre 1 y 5 días hábiles, dependiendo del proveedor y la integración con tu sistema.
¿Qué soporte ofrece el PAC en caso de problemas técnicos?
El PAC brinda soporte para activación de folios, validación de facturas y resolución de errores técnicos relacionados con la facturación electrónica.
¿Qué debo hacer si mi empresa crece y necesito emitir más facturas?
Puedes comprar más folios en el portal web en cualquier momento. Recuerda que cada factura y cada nota de crédito consumen un folio y un API de consumo, por lo que debes mantener la misma cantidad de ambos.
2. Compra y uso de folios y APIs
¿Qué son los folios y para qué sirven?
Los folios son autorizaciones únicas que permiten emitir facturas electrónicas. Cada factura y cada nota de crédito consumen un folio y un API de consumo para procesarse desde Zoho.
¿Cuántos folios debo comprar inicialmente? ¿Hay un mínimo o máximo?
El mínimo anual es 108 folios. Puedes comprar más según tu volumen de facturación.
¿Los folios tienen fecha de vencimiento?
Sí. Cada compra tiene vigencia de 1 año. Si no se usan en ese tiempo, se pierden. Este vencimiento también aplica para los APIs de consumo que compres junto con los folios.
¿Qué relación existe entre folios y API de consumo?
Cada factura y cada nota de crédito consumen un folio y un API de consumo. Por lo tanto, debes comprar la misma cantidad de folios y APIs para evitar interrupciones.
¿Qué pasa si migro a la plataforma Zoho y ya tengo folios?
Podrás usar tus folios existentes siempre que sean folios emitidos por The Factory HKA, que es el PAC autorizado con el que existe actualmente la integración. Sin embargo, para poder utilizarlos en nuestra plataforma de facturación electrónica con Zoho, deberás adquirir APIs de consumo en la misma cantidad que tus folios.
En el caso de que trabajes con otro PAC, esos folios se perderán. Recuerda que tanto los folios como los APIs tienen una vigencia de 1 año desde la fecha de compra.
¿Qué pasa si tengo saldo y vuelvo a comprar folios?
Se genera un plan de folios nuevo, que automáticamente se activarán cuando se acaben los folios del plan actual y la fecha de vencimiento de ese nuevo plan comienza a regir a partir de su fecha de activación.
3. Activación y tiempos
¿Qué pasa después de comprar los folios? ¿Se activan automáticamente?
No. Después de la compra, el reseller del PAC debe asignar los folios a tu cuenta. Este proceso no es automático.
¿Por qué la activación de folios no es inmediata?
Porque la asignación requiere intervención manual del reseller del PAC, quien valida la compra y actualiza tu cuenta.
¿En cuánto tiempo se activan los folios una vez que los compro en el portal?
Generalmente en minutos u horas, dependiendo del horario en que se realice la compra. Si es fuera del horario laboral, se activarán el siguiente día hábil.
¿Qué factores influyen en el tiempo de activación?
El horario de compra, la disponibilidad del reseller y la carga de solicitudes. No hay activación 24/7.
¿Cuál es el horario hábil para procesar y activar folios comprados en el portal web?
De lunes a viernes en horario laboral (por ejemplo, 8:00 a.m. a 5:00 p.m.), excluyendo fines de semana y feriados.
¿Cómo sabré que mis folios ya están activos y listos para usar?
Recibirás una notificación por correo electrónico y podrás verificar el saldo en tu portal Web.
¿Puedo emitir facturas electrónicas antes de que los folios estén activados?
No. Debes esperar la activación para poder emitir facturas electrónicas.
4. Escenarios frecuentes
¿Qué pasa si me quedo sin folios y cómo puedo evitarlo? ¿Existe forma de ver el saldo que me queda?
Puedes consultar tu saldo en el portal Web. Además, al facturar, el sistema te mostrará el saldo actual. Siempre recibirás un correo diariamente que te recuerda que tus folios han llegado al 15% y también cuando falte 1 mes para su vencimiento.
¿Qué pasa si me quedo sin folios en un horario en el que el vendedor no está disponible para activar los folios comprados?
No podrás emitir facturas electrónicas hasta que se activen los folios. Por eso se recomienda comprar con anticipación.
¿Qué debo hacer si necesito folios urgentes fuera del horario laboral?
Planifica tus compras antes del cierre del horario hábil. Actualmente no hay activación fuera de horario.
¿Qué pasa si se me acaban los folios y no hay activación inmediata?
Tus operaciones se detendrán temporalmente. La mejor práctica es monitorear tu saldo y comprar con tiempo.